DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Datenschutzhinweise zur KI-gestützten Termin- und Kommunikationsassistenz „Anna“

Ergänzung der Datenschutzerklärung der ORTHOCLINIC HAMBURG · Stand: 29.09.2026

1. Verantwortlicher und Rollenverteilung
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die im Rahmen von „Anna“ verarbeiteten Daten ist:

ORTHOCLINIC HAMBURG
Holsteiner Chaussee 305 · 22457 Hamburg · Deutschland
Telefon: 040 5501214 · E-Mail: info@orthoclinic-hamburg.de
Datenschutzbeauftragte der Praxis: Frau U. Gritzke

Die technische Bereitstellung und den Betrieb der Assistentin „Anna“ übernimmt in unserem Auftrag und ausschließlich nach unseren Weisungen der folgende Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO:

MedOptia · Daniel Froreich
Seilerstraße 28 · 30171 Hannover · Deutschland · info@medoptia.com

Grundlage der Zusammenarbeit ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nebst technisch-organisatorischen Maßnahmen. MedOptia verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung der Praxis, nicht für eigene Zwecke, und gibt sie nur im Rahmen dieses Vertrags an die unter Ziffer 8 genannten Unterauftragsverarbeiter weiter. Die datenschutzrechtliche Verantwortung gegenüber den betroffenen Personen liegt beim Verantwortlichen (der Praxis).

2. Was ist „Anna“ und über welche Kanäle ist sie erreichbar?
„Anna“ ist eine KI-gestützte virtuelle Assistentin, die Sie bei organisatorischen Anliegen unterstützt – insbesondere bei der Terminvereinbarung, Terminänderung, Rezept-/Folgerezeptanfragen sowie allgemeinen Fragen zur Praxis. Anna ist über folgende Kanäle erreichbar:

• Telefon – als sprachgesteuerte Assistentin bei Anruf in der Praxis;
• Web-Chat – über das Chat-Fenster auf dieser Website;
• WhatsApp – auf Ihren Wunsch für Terminbestätigungen, -erinnerungen, -absagen und den Nachrichtenaustausch.

Die Nutzung von „Anna“ ist freiwillig (siehe Ziffer 11). „Anna“ ersetzt keine ärztliche Beratung und ist kein Notfallkanal (siehe Ziffer 12).

3. Welche Daten verarbeitet werden
Je nach Anliegen können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Kontakt- und Identifikationsdaten: Name, Geburtsdatum, Telefonnummer;
• Versichertenstatus: gesetzlich, privat oder Selbstzahler; ggf. Name der Krankenkasse;
• Angaben zum Anliegen: Grund des Kontakts, Beschwerdebild, gewünschte Behandlung. Hierbei können Gesundheitsdaten (besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO) anfallen;
• Termin- und Vorgangsdaten: gewählte Termine, Rezept-/Folgerezeptanfragen, Statusangaben;
• Kommunikationsinhalte: Inhalt des Web-Chat-Verlaufs, der – auf Ihren Wunsch – über WhatsApp geführten Nachrichten sowie – beim Telefonat – eine Audio-Aufnahme des Gesprächs samt deren Verschriftlichung (Transkript). Näheres zur Telefon-Aufnahme (Einwilligung, Löschung nach spätestens 7 Tagen) finden Sie unter Ziffer 6, zu WhatsApp unter Ziffer 7;
• Technische Daten des Web-Chats: für Betrieb und Sicherheit erforderliche Angaben (z. B. Sitzungskennung, technische Protokolldaten). Es werden keine unnötigen Cookies gesetzt; für die Funktion des Chats wird lediglich der technisch erforderliche lokale Speicher des Browsers genutzt.

4. Zwecke der Verarbeitung

• Vereinbarung, Änderung und Verwaltung von Terminen;
• Bearbeitung von Rezept-/Folgerezeptanfragen und deren Weiterleitung an die Praxis;
• Beantwortung allgemeiner organisatorischer Fragen;
• Kommunikation mit Ihnen – Terminerinnerungen, -bestätigungen und -absagen per SMS oder, auf Ihren Wunsch, per WhatsApp;
• sofern gebucht: Abwicklung des Ausfallhonorars bei kurzfristig abgesagten/versäumten Terminen (Versand eines Zahlungslinks per SMS und Nachhalten des Zahlungsstatus);
• Gewährleistung von Betriebssicherheit und ordnungsgemäßer Dokumentation.

5. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Anbahnung und Durchführung des Behandlungs-/Betreuungsverhältnisses (u. a. Terminorganisation);
• Art. 9 Abs. 2 lit. h i. V. m. Abs. 3 DSGVO, § 22 BDSG – Verarbeitung von Gesundheitsdaten für Zwecke der Gesundheitsvorsorge, der medizinischen Versorgung und Verwaltung durch bzw. unter Verantwortung ärztlichen, der Schweigepflicht unterliegenden Personals;
• Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (z. B. Nutzung des Web-Chats nach Zustimmung; ggf. Gesprächsaufzeichnung, siehe Ziffer 6). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. ärztliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten);
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einem sicheren, missbrauchsfreien Betrieb der technischen Systeme.

6. Telefonate mit „Anna“ (Sprachverarbeitung und Aufnahme)
Rufen Sie in der Praxis an und nutzen „Anna“, wird Ihre Sprache in Echtzeit verarbeitet, um Ihr Anliegen zu verstehen und zu bearbeiten. Zusätzlich wird das Gespräch als Audio-Aufnahme aufgezeichnet und in eine Textfassung (Transkript) überführt.

• Zwecke: ordnungsgemäße Bearbeitung Ihres Anliegens, Nachvollziehbarkeit sowie Qualitätssicherung und Verbesserung der KI-gestützten Assistenz.
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), über die Sie zu Beginn des Gesprächs informiert werden. Erteilen Sie die Einwilligung nicht, steht Ihnen der Weg über das Praxisteam offen; Ihnen entstehen dadurch keine Nachteile. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Speicherdauer: Die Audio-Aufnahme wird nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht.
• Keine Weitergabe zu Fremdzwecken: Die Aufnahmen werden nicht an Dritte zu deren eigenen Zwecken übermittelt und nicht zum Training fremder KI-Modelle verwendet.

7. Kommunikation über Web-Chat und WhatsApp

Web-Chat auf dieser Website
Das Chat-Fenster wird technisch in einem eingebetteten Rahmen (iframe) von einem Server des Auftragsverarbeiters bereitgestellt. Vor der Nutzung werden Sie um Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer Angaben zum Zweck der Terminvereinbarung gebeten; ohne Zustimmung findet keine inhaltliche Verarbeitung über den Chat statt. Für den Betrieb werden keine Werbe- oder Tracking-Cookies gesetzt.

WhatsApp
Auf Ihren Wunsch kommunizieren wir mit Ihnen zusätzlich über WhatsApp – für Terminbestätigungen, -erinnerungen und -absagen sowie den Nachrichtenaustausch zu Ihrem Anliegen. Zu Beginn der WhatsApp-Kommunikation werden Sie über die Verarbeitung informiert; Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; soweit dabei Gesundheitsdaten betroffen sind, zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) erteilen Sie, indem Sie den Nachrichtenaustausch über WhatsApp fortsetzen. Die Nutzung ist freiwillig; Sie können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen bzw. Ihre Einwilligung widerrufen – die Kommunikation läuft dann über die übrigen Kanäle. Die über WhatsApp geführten Nachrichten werden nach spätestens 90 Tagen gelöscht, soweit sie nicht in die Patientendokumentation zu übernehmen sind.

WhatsApp wird von Meta betrieben. Dabei verarbeitet Meta insbesondere Metadaten (z. B. Ihre Mobilfunknummer und Nutzungsinformationen); es kann zu einer Übermittlung in die USA kommen, die über die EU-Standardvertragsklauseln (SCC) nebst ergänzenden Maßnahmen abgesichert wird. Auch bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung liegen die bei Meta anfallenden Verbindungs- und Nutzungsdaten außerhalb unseres Einflusses. Bitte übermitteln Sie über WhatsApp möglichst keine sensiblen Gesundheitsdaten; für vertrauliche Anliegen nutzen Sie bitte das Telefon oder den persönlichen Kontakt in der Praxis.

8. Auftragsverarbeitung und eingesetzte Dienstleister
Zur Erbringung der Leistung setzt MedOptia als unser Auftragsverarbeiter die nachstehenden Unterauftragsverarbeiter ein. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; die Verarbeitung findet – soweit nicht anders angegeben – innerhalb der EU/des EWR statt.

An Zahlungsdienstleister und SMS-Dienste werden ausschließlich die dafür erforderlichen Angaben (z. B. Mobilfunknummer, Betrag, Verwendungszweck, neutraler Nachrichtentext) übermittelt – keine Gesundheitsdaten.

9. Datenübermittlung in Drittländer
Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich in der EU/dem EWR. Bei den Diensten Amazon Web Services, Stripe sowie – bei der optionalen WhatsApp-Nutzung – Meta/WhatsApp besteht ein Bezug zu den USA (Konzernmutter, Zahlungsabwicklung bzw. Messaging). Dieser wird auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen abgesichert. Über die für die Zahlung bzw. die WhatsApp-Kommunikation erforderlichen Angaben hinaus werden – insbesondere gegenüber Zahlungsdienstleistern – keine Gesundheitsdaten in Drittländer übermittelt.

10. Speicherdauer und Löschung
Termindaten und die für die Behandlung relevanten Angaben werden Teil Ihrer Patientendokumentation und unterliegen den gesetzlichen ärztlichen Aufbewahrungspflichten (grundsätzlich zehn Jahre, § 630f BGB; längere Fristen nach berufs- oder sozialrechtlichen Vorschriften bleiben unberührt). Die im Rahmen der Assistenz anfallenden Audio-Aufnahmen der Telefonate und Web-Chat-Verläufe werden nach spätestens 7 Tagen, über WhatsApp geführte Nachrichten nach spätestens 90 Tagen automatisch gelöscht bzw. anonymisiert, soweit sie für den genannten Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Behandlungsrelevante Angaben, die in die Patientendokumentation übernommen werden, unterliegen den oben genannten ärztlichen Aufbewahrungsfristen.

11. Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall
„Anna“ trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO. Die Assistentin unterstützt ausschließlich die Organisation (z. B. Terminvorschläge); die inhaltliche und medizinische Verantwortung verbleibt vollständig bei der Praxis.

12. Freiwilligkeit, Alternativen und kein Notfallkanal
Die Nutzung von „Anna“ ist freiwillig. Sie erreichen die Praxis selbstverständlich weiterhin persönlich, telefonisch über das Praxisteam oder per E-Mail. „Anna“ ist kein Notfallkanal. Bei akuten Beschwerden wenden Sie sich bitte an den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117, im medizinischen Notfall an den Rettungsdienst unter 112.

13. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an den unter Ziffer 1 genannten Verantwortlichen.

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere bei dem/der für die Praxis zuständigen Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg).

14. Änderungen dieser Hinweise
Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich die zugrunde liegende Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.